Raportowanie – pierwszy krok do wykorzystania potęgi danych

Zewsząd słyszymy o ogromnej roli, jaką dane pełnią w przedsiębiorstwach, a raportowanie odmieniane jest przez wszystkie przypadki. Informacja staje się współcześnie zasobem o dużo większej roli strategicznej i potencjale niż niegdyś ropa naftowa. Odwołując się do tego porównania można również bez cienia wątpliwości stwierdzić, że bez odpowiedniej wiedzy, narzędzi i technologii zarówno dane, które zbieramy, jak i wydobywana ropa naftowa nie są zbyt użyteczne. 

Ludzkość jak dotąd znacznie lepiej radzi sobie z przetwarzaniem surowców energetycznych niż terabajtów generowanych danych – to wielka szkoda, jeśli weźmiemy pod uwagę, że w zasadzie każde przedsiębiorstwo dysponuje bogactwem użytecznych danych, ale bardzo niewiele firm jest w stanie wykorzystać ten potencjał.

Każda firma może wykorzystywać szerokie spektrum danych i robić to znacznie bardziej efektywnie. Wystarczy zacząć od zmian w najbardziej fundamentalnym i wszechobecnym procesie pracy z danymi – raportowaniu. Istotą raportowania jest zamiana surowych danych w użyteczną wiedzę, pomocną przy kontroli procesów biznesowych i podczas podejmowania decyzji.

Dane transakcyjne, finansowe, behawioralne czy marketingowe można analizować i przedstawiać na niezliczoną ilość sposobów. Prawdziwą sztuką jest jednak wypracowanie takiego podejścia, które pozwoli uzyskać aktualną i wiarygodną wiedzę, co wcale nie jest łatwe, szczególnie bez wykorzystania odpowiednich narzędzi.

Skomplikowana budowa prostego raportu

Żeby lepiej zobrazować wyzwania, które napotyka się w procesie raportowania, wyobraźmy sobie dzień z życia osoby pracującej z danymi. Kadra menadżerska pyta o nowy raport wyników sprzedaży z ostatniego kwartału, w którym zostanie uwzględniony podział na kategorie produktów oraz poszczególne dni i miesiące. Kwestia nie wydaje się szczególnie wymagająca, więc analityk zabiera się do pracy. Budowa nawet tak podstawowego raportu wymaga jednak kilku kroków:

  • Pozyskanie danych z odpowiedniego systemu – CRM, hurtowni danych, plików przechowywanych na firmowym serwerze lub w chmurze. Niektóre systemy umożliwiają dość przyjazny eksport, inne mogą wymagać pewnych umiejętności – np. pisania zapytań SQL.

 

  • Weryfikacja jakości danych: formatów, brakujących rekordów, spójności. W wypadku wystąpienia problemów na poziomie jakości, konieczne jest czasochłonne ujednolicenie lub uzupełnienie danych o inne źródła albo ograniczenie zakresu prowadzonej analizy.

 

  • Przygotowanie danych z wykorzystaniem odpowiedniego narzędzia. Jeśli analityk korzysta z arkuszy kalkulacyjnych, czeka go sporo pracy związanej z odpowiednim ustawieniem poszczególnych arkuszy i wprowadzeniem formuł dla agregatów w wymiarze kategorii produktowych i czasu. Musi on także wygenerować wykresy. Wprawny użytkownik może pokusić się o przygotowanie poszczególnych arkuszy i budowę tabeli przestawnej, co zredukuje w pewnym zakresie pracę na etapie analizy. Poprawne zbudowanie tabeli będzie jednak czasochłonne.

 

  • Wygenerowanie odpowiednich wizualizacji – dużo w tej kwestii zależy od wyczucia analityka, znajomości dobrych praktyk i ograniczeń samego narzędzia. Popularne arkusze kalkulacyjne pozwolą na wykorzystanie określonej gamy wizualizacji. O ile podstawowe wykresy obsługuje się relatywnie wygodnie, o tyle te bardziej zaawansowane wymagają dość dobrej znajomości wykorzystywanego pakietu.

 

  • Udostępnienie wyników analizy: ostatni krok będzie wymagał od analityka przeniesienia wygenerowanych wizualizacji do prezentacji lub dokumentu tekstowego oraz odpowiedniego ich opisania. Dla wielu osób pracujących z danymi jest to najbardziej niewdzięczny etap. Często mają one poczucie, że stają przed koniecznością opisania oczywistych wniosków.

 

Tymczasem, po stronie menedżerów pojawiły się dodatkowe pytania. W ramach raportu chcieliby oni dodatkowo poznać wyniki sprzedaży w poszczególnych regionach. Jednak, z perspektywy analityka, często oznacza to powtórzenie wcześniejszych kroków. Dobrze jest znać wymagania na samym początku analizy – dzięki temu można oszczędzić sporo czasu i wysiłku.

Warto jednak  mieć na uwadze, że rzadko cały zakres analizy jest dokładnie ustalony i absolutnie niezmienny. Co do zasady, istotą prowadzenia analiz jest ich stopniowe pogłębianie i uzupełnianie o kolejne źródła – uwzględniane w ramach postępujących prac. Czy można jakoś przyspieszyć skomplikowany proces budowy raportu i dostosować się do dynamicznie zmieniających się wymagań?

Błyskawiczne raportowanie z Tableau

Proces raportowania można znacznie odchudzić z niepotrzebnych czynności, skupiając się na aspekcie przynoszącym wartość, czyli pracy z odpowiednio przygotowanymi danymi. Wystarczy użyć stworzonej do takich zadań platformy Business Intelligence, by do minimum ograniczyć konieczność przygotowywania czy przenoszenia danych.

Poznaj Tableau – wiodące rozwiązanie na rynku Business Intelligence. Tableau słynie z nieocenionej wygody użytkowania, a ponadto umożliwia automatyzację najbardziej mozolnych czynności związanych z analizą danych, takich jak:

  • każdorazowy import danych,
  • ich formatowanie czy
  • wyliczanie agregatów.

 

Platforma powstała,  by pomagać użytkownikom zobaczyć i zrozumieć dane. Po podłączeniu Tableau do źródła danych, można przejść do tworzenia interaktywnych wizualizacji, które użytkownicy mogą następnie samodzielnie filtrować i rozwijać. Nie istnieje chyba prostszy i bardziej intuicyjny system analizowania danych niż znane z Tableau rozwiązanie “przeciągnij i upuść”. Dzięki tej funkcjonalności tworzenie raportu w Tableau trwa…

Raportowanie

…mniej niż minutę!

Dzięki implementacji Tableau w twojej organizacji, analityka będzie zawsze podłączona do aktualnych danych. Esencją pracy twoich analityków będzie badanie danych i ich wizualizacja – bez technicznych ograniczeń, a raportowanie stanie się prostsze niż kiedykolwiek.

W czasie potrzebnym na zbudowanie prostego raportu w arkuszu kalkulacyjnym, analityk wykorzystujący Tableau jest w stanie opracować automatycznie aktualizowany dashboard, który będzie służył managerom przez kolejne kwartały, a zasoby – poświęcane wcześniej na proste czynności – przeznaczysz na rozwój swojego biznesu.

Porozmawiajmy o wdrożeniu Tableau w Twojej firmie – skontaktuj się z nami!

 

Artykuł napisany przez Mateusza Gemrę.