Kluczowe role w zarządzaniu zmianą

Konieczność wprowadzenia nowego narzędzia oznacza wiele wyzwań dla całej organizacji. Z jednej strony są to wyzwania związane z samym procesem tworzenia systemu i zadania dość namacalne, które wymagają dokładnego planu i sprawnego wdrożenia. Z drugiej strony są to zadania dotykające trudnego tematu, jakim jest zarządzanie ludźmi w zmianie. Składa się na to zarówno motywowanie, redukowanie oporu jak i wspieranie użytkowników systemu w jego nauce. Do obu rodzajów wyzwań potrzebujemy sprawnego zespołu, który odpowiednio tymi wyzwaniami zarządzi. Jak zatem powinien wyglądać i z jakich ról i odpowiedzialności powinien składać się zespół zarządzający zmianą? 

Sponsor

Jedną z najważniejszych i bardziej charakterystycznych ról w projekcie zmiany jest rola sponsora, którą ze względu na swoją odpowiedzialność za strategię firmy obejmują członkowie zarządu oraz kierownicy wysokiego szczebla. Głównym zadaniem sponsora jest oczywiście sponsorowanie zmiany w kontekście finansowania oraz decyzji na temat uruchomienia projektu zmiany. Na tym jednak jego rola się nie kończy. Sponsor, z racji swojej pozycji z organizacji, ma szczególnie istotną rolę w procesie. Po pierwsze jest to komunikowanie oraz wzmacnianie poczucia konieczności i wizji zmiany przez cały czas jej wdrażania. To zarząd odpowiada za kierunek i strategię rozwoju organizacji, zatem to jego autorytet jest jednym z bardziej istotnych elementów motywujących do zmiany. Mało tego, dzięki swojemu wglądowi w całość organizacji, może – i powinien – usuwać przeszkody stające na drodze do sukcesu projektu. Odpowiedzialnością sponsora jest również dbanie o to, aby motywować do współpracy zespół zarządzający zmianą.

Lider Zmiany

Żadna zmiana nie obędzie się bez lidera, czyli osoby, która zna zarówno cel, jak i drogę oraz wytrwale dąży do realizacji planu. Rolą lidera zmiany jest jej wprowadzenie od początku do końca. Lider wdraża zmianę poprzez umiejętne zaangażowanie odpowiednich osób w organizacji oraz pilnowanie poziomu motywacji do zmiany. Osoba ta monitoruje poziom gotowości do zmiany wśród jej odbiorców oraz adekwatnie reaguje poprzez aktywowanie odpowiednich sił, takich jak sponsorzy czy kierownicy działów. Co najważniejsze, lider zmiany zna interesariuszy zmiany, wie jakie mają potrzeby komunikacyjne, a w przypadku wdrażania nowego narzędzia pracy wie, jakie potrzeby szkoleniowe będą mieli jego użytkownicy. Na tej podstawie, przy zaangażowaniu odpowiednich zasobów, buduje plan zarządzania zmianą.

Agenci Zmiany

Im bardziej skomplikowana zmiana, tym większe wsparcie potrzebne jest w jej organizacji. Dobrze, jeśli w przypadku bardziej rozbudowanych struktur organizacyjnych lider zmiany angażuje agentów zmiany, którymi najczęściej zostają kierownicy liniowi w zespołach pracujących na narzędziu. Będąc blisko zespołów i znając ich codzienną pracę oraz wyzwania czy trudności, agenci zmiany są w stanie efektywnie zarządzać zarówno zadaniami na poziomie zespołów, jak i budować odpowiednią energię i otwartość na nowy system. Co więcej, w fazie adaptacji to właśnie agenci zmiany bezpośrednio monitorują użycie systemu i mogą adekwatnie reagować. Chwalą i nagradzają pierwsze próby i sukcesy. Kiedy widzą, że użytkownik ma problemy z korzystaniem z systemu, zapewniają dodatkowe wsparcie.

Administrator Systemu

Niebywale istotne w procesie wdrażania narzędzia, jakim jest Salesforce – niezależnie od stopnia skomplikowania jego wdrożenia, jest wykształcenie roli Administratora Systemu. Zadania takiej osoby mogą sprowadzać się do bardzo podstawowych czynności, takich jak nadawanie uprawnień nowym użytkownikom lub resetowanie haseł. Administrator Systemu zajmuje się również technologicznym rozwojem narzędzia i wspiera zespół biznesowy w jego odpowiednim skonfigurowaniu. Możliwe jest zarówno stworzenie takiej roli wewnątrz zespołu, jak i skorzystanie ze wsparcia partnera wdrożeniowego – takiego jak Cloudity. Jednak niezależnie od decyzji, Administrator Systemu jest elementem niezbędnym do prawidłowego funkcjonowania narzędzia, a co za tym idzie – jego pełnego przyjęcia w organizacji.

Przedstawione powyżej role to absolutna podstawa efektywnego zarządzania każdą zmianą w projektach wdrożeniowych. Wielkość projektu, ogólna liczba interesariuszy zmiany oraz wielkość wpływu tej zmiany na nich decyduje czy do powyższych ról zaangażujemy 3 czy więcej osób. Warto pamiętać, że taki zespół powinien istnieć od samego początku procesu zmiany, a jego rola kończy się dopiero w momencie osiągnięcia założonego poziomu przyjęcia systemu. 

Chcesz dowiedzieć się więcej o utrzymywaniu gotowości do zmiany, a może czujesz, że Twojej organizacji pomogłyby warsztaty z Change Managementu? Skontaktuj się z nami

Zachęcamy także do śledzenia nas na LinkedIn.

Artykuł napisany przez Justynę Sobczak