CPQ – drzwi do Billingu

Ofertowanie i billing jak woda i ogień

Podejrzewasz  że coś może być nie tak z Twoim procesem billingowym? Na fakturach powtarzają się błędy takie jak zły adres rozliczeniowy, nieprawidłowe produkty i nieaktualne kwoty czy ceny? Mogłoby się wydawać, że nie ma korelacji między ofertami, które zakontraktował Twój zespół sprzedaży, a fakturami utworzonymi przez zespół finansowy. Przez co obserwujesz problemy z cash flow, co uniemożliwia rozwój Twojego biznesu. Jeśli ten wstęp Cię zainteresował, ten artykuł jest dla Ciebie – tak samo zresztą jak Salesforce CPQ! Zobacz, jak to wydajne narzędzie pomoże Ci rozwiązać problemy z billingiem.

Największe wyzwania związane z bilingiem

Na początek zastanówmy się, jak wygląda fakturowanie w firmach. Najprawdopodobniej jest do tego wyznaczony pracownik, który ręcznie tworzy faktury na podstawie białej księgi umowy. Wiąże się to z dużym wysiłkiem, ponieważ musi on sprawdzić:

  • czy ceny zostały poprawnie skalkulowane (biorąc pod uwagę rabaty, ceny blokowe itp.), 
  • czy produkty są dostępne w podanej ilości; 
  • czy adresy wysyłkowe i pocztowe są poprawne i wiele innych.

 

Oczywiście, taki jednoosobowy system może działać, jeśli np. sprzedajesz ograniczoną liczbę towarów, ale gdy Twoja firma się rozwija i musisz wystawiać coraz więcej faktur z bardziej złożoną logiką kalkulowania cen i zróżnicowanymi warunkami prawnymi, jedna osoba po prostu nie ma szans poradzić sobie z tym procesem. Firmy zaczynają więc zatrudniać więcej osób, myśląc, że więcej etatów poskutkuje rozwiązaniem problemu… Problem w tym, że faktury nie stają się nagle nieprawidłowe, raczej wynika to z zaniedbań podczas gromadzenia danych potrzebnych do billingu. Przekłada się to na błędy w cenie, nieodpowiednią ilość zafakturowanych towarów czy niezgodność produktów na fakturze z tymi w kontrakcie.

W najgorszych przypadkach firmy nie mogą wystawić rachunku, ponieważ faktura dociera na niewłaściwy adres lub w ogóle nie jest wysyłana. Takie sytuacje prowadzą do wycieku przychodów i źle wpływają na doświadczenia klientów z Twoją marką. Świadomy zarząd firmy po dogłębnej analizie zagadnienia, w końcu daje zielone światło dla wdrożenia bardziej zaawansowanych narzędzi billingowych i zgadza się na alokację większej ilości zasobów na „wyleczenie” procesu billingu. Ale niestety problem nadal występuje. Gdzie więc jest jego prawdziwe źródło? Odpowiedź: dane przekazywane przez zespół sprzedaży. Zobaczmy, jak Salesforce CPQ wspiera Cię i umożliwia płynną wymianę informacji między działami sprzedaży i finansów.

Salesforce CPQ – najlepszy środek zaradczy

CPQ oczywiście pomaga sprzedawcom szybciej tworzyć dokładne wyceny, ale wpływ tego rozwiązania na ich wydajność jest znacznie większy! Jedną z największych zalet tego oprogramowania od Salesforce jest możliwość zaangażowania całej firmy w proces sprzedaży. Prawidłowo wdrożone CPQ sprawi, że Twoje działy sprzedaży, finansów oraz prawny będą mogły w równym stopniu wpływać na konfigurację oferowanego produktu. W skrócie oznacza to, że Twoi sprzedawcy nie będą proponować klientom konfiguracji produktów, które nie są możliwe do dostarczenia ze względów finansowych oraz prawnych.

Salesforce CPQ cały czas przechowuje informację z zakontraktowanej oferty zapewniając zgodność w procesie zarządzania zamówieniami. Zakontraktowane ilości produktów są monitorowane, aby zapobiec sytuacji, w której klient otrzyma niezgodne zamówienie (za dużo lub za mało produktów). Salesforce CPQ może z łatwością usprawnić Twój proces fakturowania poprzez integrację z obecnym już w Twojej firmie systemem ERP. CPQ zapewni Ci również kontrolę nad wprowadzaniem danych – proces ten zostaje w pełni zautomatyzowany, dzięki czemu nie ma miejsca na błędy, które mogą się pojawić w przypadku ręcznego przenoszenia danych. Dzięki CPQ, czas od podpisania umowy do otrzymania pieniędzy ulega znacznemu skróceniu.

Łatwa droga od leada do zamknięcia sprzedaży

Przyjrzyjmy się zwykłemu cyklowi życia klienta od momentu, gdy jest on tylko leadem w bazie, aż do zamknięcia sprzedaży – skupimy się na produktach nieobjętych subskrypcją. Zwykle wygląda to tak, że siedzisz w biurze i tworzysz oferty, kontrakty i zamówienia. Wszystko to dzieje się w Salesforce CPQ. Następnie dane są przesyłane do systemu ERP, który przetwarza te zamówienia i bezbłędnie generuje faktury dokładnie odzwierciedlające potrzeby zakontraktowanego klienta. Jedyne co musisz teraz zrobić, to pobrać płatność i w razie potrzeby utworzyć raporty finansowe. Ponieważ dane są spójne we wszystkich produktach Salesforce wdrożonych w Twojej firmie, możesz użyć silnika Salesforce, by stworzyć raporty finansowe czy dashboardy.

Ok, to było łatwe. Zobaczmy teraz, jak to wygląda w przypadku produktów objętych subskrypcją oraz powtarzających się zamówień. Firmy często mają problemy z obliczaniem ceny za dodane produkty w czasie trwania subskrypcji, jeśli umowy mają wspólny termin. Przykładowo, masz roczną umowę opłaconą z góry, 72 dni po dacie jej rozpoczęcia. Klient chce włączyć dodatek, więc musisz zafakturować cenę dodatku z odpowiednim mnożnikiem. Logika jest jeszcze bardziej złożona, jeśli wykonujesz aktualizację. Bez Salesforce CPQ wszystkie te kroki należałoby wykonać ręcznie, co oczywiście mogłoby prowadzić do błędów.

Jeśli używasz CPQ, takie problemy Cię nie dotyczą. Za każdym razem, gdy przedstawiciel handlowy tworzy ofertę z produktem subskrypcyjnym, Salesforce CPQ automatycznie tworzy umowę na koncie klienta. Są w niej przechowywane wszystkie informacje o sprzedanych produktach oraz o tym, które z nich wymagają odnowienia. Dzięki temu, że masz wszystkie informacje w jednym miejscu, Twój zespół handlowy ma aktualne dane, z których może swobodnie korzystać, jeśli klient poprosi o zmianę umowy – np. włączenie dodatków. Wszystkie złożone obliczenia opisane powyżej są wykonywane automatycznie przy użyciu silnika CPQ – nie ma tu więc miejsca na błędy.

Jak Twoja firma skorzysta dzięki Salesforce CPQ?

Podsumowując, Salesforce CPQ to rozwiązanie gwarantujące płynny przepływ danych we wszystkich procesach związanych z dostarczaniem towarów i usług Twoim klientom. Poza ścieżką sprzedażową, największą wartość dodaną widać w procesach billingowych. Nieważne, czy Twoja firma posiada system ERP, czy też dedykowanego pracownika, który ręcznie tworzy faktury. Dane obliczone i przechowywane w Salesforce CPQ można łatwo wykorzystać do tworzenia faktur, dokumentów wysyłkowych i innych – i będą one bezbłędne już za pierwszym razem. Dzięki CPQ skróci się czas, który musi minąć od przygotowania wyceny do otrzymania pieniędzy oraz zwiększą się obroty i – co najważniejsze – satysfakcja Twoich klientów!

Porozmawiajmy o billingu wdrożeniu Salesforce CPQ w Twojej firmie. Skontaktuj się z nami!

Zachęcamy również do śledzenia nas na LinkedIn.

Artykuł napisany przez Wojciecha Maczkowskiego.